Mais eficácia e celeridade nos processos administrativos
De fevereiro de 2007 a fevereiro de 2008, a Câmara adquiriu 180 mil resmas de papel A4 para a consecução de suas atividades. A tramitação eletrônica de documentos pretende diminuir o uso de papel, além de outros recursos, como tonner e carimbos, reduzindo impactos negativos no meio-ambiente.
Em novembro de 2007, no escopo do projeto Formulários Eletrônicos (Workflows), foi desenvolvido o formulário de férias totalmente eletrônico. O procedimento foi implementado inicialmente no Centro de Informática (Cenin) e no Departamento de Pessoal (Depes), beneficiando 346 servidores (efetivos e CNEs). Até o final deste mês, será estendido para a Coordenação de Habitação (Cohab), Centro de Formação, Treinamento e Aperfeiçoamento (Cefor), Coordenação de Transportes (Cotran), Diretoria-Geral, Assessoria Técnica (Atec) e Assessoria de Projetos Especiais (Aproj), atingindo mais 253 servidores. A expectativa é de que, até o final de 2008, todos os órgãos da Casa utilizem o o fluxo eletrônico de férias.
A otimização de procedimentos e posterior migração para sistemas automatizados é objetivo de vários projetos que compõem o Programa. Essa medida de modernidade administrativa vem sendo apontada como necessidade e oportunidade de melhoria em vários planejamentos estratégicos já realizados nos órgãos da Câmara. A automação confere maior celeridade aos procedimentos e libera servidores de atividades meramente burocráticas.
Para melhorar fluxos de trabalho e, se possível, automatizá-los, é necessário conhecer os processos de negócio, visualizar a integração entre eles e acompanhar a sua evolução e gerenciar seus resultados. O projeto Metodologia de Análise e Gestão de Processos já iniciou pesquisa com órgãos de referência em gestão de processos e fornecedores de TI para definir metodologia e tecnologia corporativas capazes de viabilizar, com mais qualidade e de maneira uniforme, o levantamento, a otimização e a automação de processos na Casa.
A otimização de um dos processos de maior ocorrência na Casa é objetivo do projeto Sistema de Gestão de Eventos. O novo sistema substituirá os existentes e possibilitará a tramitação eletrônica dos processos de eventos, abrangendo desde a solicitação do interessado, gerenciamento das providências e publicação da agenda de eventos atualizada no Portal institucional.
Mais acesso à informação
Outros projetos em desenvolvimento buscam definir as bases da gestão de documentos eletrônicos na Casa, com foco na democratização e preservação do acervo histórico da Câmara. As ações serão embasadas em políticas corporativas de gerenciamento de conteúdos digitais, a fim de criar condições para a guarda e a recuperação de acervos a longo prazo.
Por meio do projeto Aquisição e Implantação de Ferramenta de Taxionomia e Pesquisa Textual foi adquirido o FAST ESP, solução tecnológica para classificação, indexação e pesquisa em portais. Profissionais do Cedi e do Cenin já foram treinados para operar a ferramenta. Até o final deste ano, será implementada, com assistência do fornecedor, a árvore de taxionomia e termos de indexação, base da nova estrutura de pesquisa e navegação do Portal da Câmara bem como uma nova página de pesquisa no portal.
Para o projeto Biblioteca Digital, será customizada ferramenta de software livre que disponibiliza coleções, obras e estudos do acervo histórico da Câmara ainda inéditos no Portal. Dentre as vantagens da utilização de bibliotecas digitais destacam-se a preservação dos documentos, a consulta a uma variedade de estudos na plataforma digital de acesso universal e a possibilidade do estabelecimento de colaboração entre instituições, com o intuito de compartilhar atividades e conhecimento.
