Roteiro para transferência e eliminação de arquivos

Considerações Gerais

A eliminação e a transferência de documentos devem sempre respeitar o determinado pelo Ato da Mesa nº 62 de 1985 e legislação federal pertinente aos assuntos arquivísticos:

1. A transferência e/ou a eliminação de documentos na origem serão realizadas de acordo com os prazos estabelecidos em TABELA DE TEMPORALIDADE aprovada pela COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - CADAR.  As Tabelas de Temporalidade contendo os prazos de guarda e destinação dos documentos podem ser consultadas na INTRANET CD;
2. A transferência e a eliminação de documentos deverão ser submetidas aos processos organizacionais e formalizações obrigatórias para a sua execução, explicitados nas Guias de Transferência e Termos de Descarte;
3. A transferência dos documentos à Coordenação de Arquivos - COARQ somente será executada a partir de Assistência Técnica realizada pela Seção de Documentos Administrativos - SEDAD, quando for documento administrativo (ramal 65620), pela Seção de Documentos Legislativos - SEDOL, quando for documento legislativo (ramal 65615), e pela  Seção de Documentos Audiovisuais - SEDAU, para documentos em suportes especiais (ramal 65635);
4. A eliminação de documentos na origem somente poderá ser realizada a partir de Assistência Técnica, prestada pelas seções SEDAD, SEDOL E SEDAU, para a elaboração de Termos de Descartes.  

Orientações Gerais para Transferência a Coordenação de Arquivos - COARQ

Os documentos que tenham seus prazos de guarda na origem vencidos deverão ser ordenados obedecendo a tabela de temporalidade, e acondicionados em caixas, sempre respeitando as seguintes orientações:

1. as caixas de arquivo utilizadas devem ser do padrão adotado na Câmara dos Deputados;
2. o volume de documentos acondicionados na caixa não deve exceder a sua capacidade de armazenamento;

3. os documentos devem ser ordenados conforme orientação prévia da Assistência Técnica da COARQ;

4. a identificação utilizada deve ser discreta e colocada no lado frontal, considerando a caixa na posição tradicional;

5. As caixas devem ser solicitadas ao SERAD/CEDI.

6. A transferência será formalizada em Guia de Transferência gerada pelo Sistema de Informações sobre Processos e Documentos SIDOC, a ser elaborada pela unidade administrativa responsável pela documentação ou por esta indicada;
7. As caixas devem ser numeradas seqüencialmente, reiniciando-se a numeração a cada Guia de Transferência;
8. De posse de relação provisória emitida pelo SIDOC, far-se-á contato com a Seção da COARQ ou, se for o caso, à Seção de Microfilmagem que irá receber os documentos, para programação da data de encaminhamento:

• Seção de Documentos Administrativos - SEDAD (ramais 65620 e 65621)
• Seção de Documentos Legislativos - SEDOL (ramais 65625 e 65615)
• Seção de Documentos Audiovisuais - SEDAU (ramais 65635 e 65636)
• Seção de Microfilmagem (ramal 65890)

Os documentos acumulados pelas Comissões, em sua maioria, estão avaliados. Especificamente sobre as Atas das Comissões Permanentes, deve ser realizada a transferência após quatro anos do final da legislatura a que se referem, conforme determinado pela rotina DCO/02 - Apoio às reuniões de Comissões, seguindo normas apresentadas pela COARQ para encadernação.

Sobre os documentos em suporte especiais

Considera-se como documento especial todo aquele produzido em suporte diferente do papel convencional.

Os documentos em suporte especiais serão transferidos à SEDAU em guia específica. As possíveis dúvidas poderão ser dirimidas durante a Assistência Técnica.

1. Os documentos em suportes especiais receberão identificação de modo individualizado, para cada mídia, com as seguintes informações: número da guia de transferência, da caixa e do documento. Ou seja, cada fita de VHS, cassete, disquete ou CD, por exemplo, no momento da transferência deverá estar corretamente identificado na caixa original da mídia ou invólucro e, também, na mídia propriamente dita.
2. As Guias de Transferência devem fazer referência a cada unidade a ser transferida, ou seja, a cada mídia.
3. Vale lembrar que a SEDAU não mensura seu acervo por caixas, servindo estas apenas para o transporte dos documentos. Assim sendo, pode-se usar qualquer formato ou material que apropriadamente embale os documentos para o transporte ao arquivo.
4. A descrição dos documentos na Guia de Transferência deverá conter, pelo menos, as seguintes informações: a origem, o assunto, a data de produção e as personalidades envolvidas;
5. Nos casos de documentos transferidos à SEDAU vinculados a outras transferências de suporte convencional realizadas à SEDOL, far-se-á indicação nas respectivas Guias de Transferência, sobre a existência de informações e documentos na seção especificada.

Sobre os Documentos Sigilosos

1. Os documentos sigilosos deverão serão transferidos à COARQ conforme estabelecido pela Resolução nº 29, de 04/03/1993, que Dispõe sobre documentos sigilosos, na Câmara dos Deputados, principalmente observando seus artigos 7º, 8º, 9º e 10º".
2. Os envelopes deverão ser lacrados e rubricados pelo responsável pela transferência. O mesmo procedimento deve ser aplicado para documentos em suporte especiais.
3. Internamente ao envelope de documentos sigilosos, as mídias devem vir com a respectiva identificação. Na parte exterior do envelope deve constar descrição sumária abrangendo, pelo menos, o assunto, a data e o conteúdo do envelope.
4. As caixas não devem ser lacradas. Nem a dos documentos ostensivos, nem a dos sigilosos. O lacre deve se restringir aos envelopes dos documentos sigilosos.